Steuerfreier Auslagenersatz liegt vor, wenn der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer Aufwendungen auf Nachweis ersetzt, die der Arbeitnehmer im Interesse und ganz oder teilweise auf Veranlassung des Arbeitgebers oder zumindest mit dessen Billigung getätigt hat. Die Anerkennung eines steuerfreien Auslagenersatzes setzt im Allgemeinen Einzelabrechnung voraus.
Pauschaler Auslagenersatz führt dagegen regelmäßig zu steuerpflichtigem Arbeitslohn. Ausnahmsweise kann pauschaler Auslagenersatz steuerfrei bleiben, wenn er regelmäßig wiederkehrt und der Arbeitnehmer die entstandenen Aufwendungen für einen repräsentativen Zeitraum von drei Monaten im Einzelnen nachweist.
Das Schleswig Holsteinische Finanzgericht bestätigte diese Auffassung und entschied, dass ein steuerfreier pauschaler Auslagenersatz im Großen und Ganzen den tatsächlichen Aufwendungen entsprechen muss.
Der Bundesfinanzhof wird die endgültige Entscheidung treffen müssen.

Quelle: Schleswig-Holsteinisches FG, Urteil vom 19.04.2005